Pengertian dan Tujuan rapat

A. Rapat adalah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

B. Tujuan diadakannya rapat :

1. untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
2. untuk menyampaikan informasi, perintah atau pernyataan
3. sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern
4. agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi
5. mempersiapkan suatu acara atau kegiatan
6. menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat)

C. Jenis-jenis rapat

Rapat Penjelasan Teaching Conference merupakan rapat yang dilakukan dengan tujuan memberikan penjelasan kepada seluruh anggota mengenai kebijaksanaan yang dilakukan oleh ketua kelompok atau pimpinan organisasi mengenai prosedur kerja baru. Biasanya, ketua kelompok atau pimpinan dalam organisasi mengadakan rapat ini, agar anggotanya dapat mengetahui jobdesk kerja apa saja yang harus mereka lakukan, dan apa targetan yang harus mereka capai.

Rapat Pemecahan Masalah Problem Sulfing Conference merupakan rapat yang dilakukan apabila dalam sebuah organisasi terdapat berbegai macam persoalan yang sulit untuk diatasi. Dalam rapat ini akan dibicarakan langkah apa yang harus mereka lakukan, dan solusi apa yang mereka dapat lakukan untuk mengatasi permasalahan tersebut. Sehingga semua kegiatan yang dilakukan oleh organisasi dapat tersu berjalan sesuai dengan rencana.

Dalam sistem manajemen POAC atau planning, organizing, actuacting, controling, rapat ini akan sering diadakan, terutama pada saat proses actuacting dan controling ketika permasalahan mulai timbul. Permasalahan yang muncul harus segera diatasi demi lancarnya kegiatan organisasi.

Rapat Perundingan Negotiation Conference biasanya rapat yang dilakukan pula ketika terdapat masalah. Namun masalah di sini adalah masalah yang terjadi akobat adanya perselisihan antara organisasi dengan pihak yang bekerja sama, atau pihak lain yang terkait. Rapat dilakukan bukan dengan anggota organisasi, namun dengan pihak lain tersebut.

Dalam rapat ini, akan dilakukan semacam perundingan atau negosiasi untuk menghindari pertikaian yanng memanas. Perundingan ini akan menghasilkan solusi yang tidak merugikan kedua belah pihak, dan disepakati oleh keduainya.

Jenis Jenis Rapat Berdasarkan Sifatnya
Rapat formal merupakan sebuah rapat yang diadakan dengan resmi dan terencana. Di mana biasanya anggota rapat ini diundang secara resmi, dan rapat dilakukan dengan susunan acara yang teratur.

Rapat informal berbanding terbalik dengan rapat formal. Biasnya rapat ini terjadi secara mendaadak dan tidak terencana sebelumnya. Anggota rapat pun bisa siapa saja. Biasanya, rapat ini terjadi ketika ada beberapa orang yang bertemu, dan secara tidak sengaja menemukan sebuah rencana. Akhirnya, mereka membicarakan rencana tersebut, dan hasilnya dapat dibawa ke rapat formal untuk dibicarakan bersama anggota lainnya.

Rapat terbuka biasanya dapat dihadiri oleh siapa saja, dan sifatnya tidak rahasia. Anggota yang dapatng untuk menghadiri rapat ini bersifat umum.
Rapat tertutup adalah kebalikan dari rapat terbuka. Rapat ini hanya dihadiri oleh orang-orang tertentu untuk membahas hal-hal yang sifatnya rahasia dan tidak boleh diketahui oleh orang banyak.

Jenis Jenis Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya
Rapat mingguan merupakan rapat yang telah dianggendakan untuk diadakan setiap satu minggu. Dalam rapat ini akan dibahas berbagai pekerjaan yang telah dikerjakan beserta permasalahan dihadapi oleh anggota dalam menjalankannya. Sehingga dalam rapat ini akan dilakukan evaluasi kinerja serta apa saja pekerjaan yang harus mereka lakukan selanjutnya untuk 1 minggu mendatang.

Rapat bulanan hampir sama dengan rapat mingguan. Rapat ini merupakan rapat rutin yang dilakukan setiap bulan untuk membahas berbagai permasalahan dan peristiwa yang terjadi dalam 1 bulan yang telah berjalan.

Rapat semester ini dilakukan setiap semester. Tujuannya sebagai evaluasi kinerja selama 6 bulan serta untuk menentukan langkah selanjutnya yang harus dilakukan untuk 6 bulan berikutnya. Rapat tahunan sama seperti rapat lainnya, merupakan rapat rutin yang teragenda, namun dilakukan sekali dalam satu tahun.

Macam Macam Rapat Berdasarkan Frekuensinya

Rapat rutin merupakan rapat yang secara rutin harus dilakukan, telah diagendakan dan ditentukan waktunya. Rapat ini dapat dilakukan secara mingguan, bulanan, serta tahunan.

Rapat insidental berbeda dengan rapat rutin. Rapat ini tidak dilaksanakan berdasarkan jadwal yang telah ditentukan, tetapi berdasarkan kepada permasalahan yang sedang dihadapi. Rapat ini biasanya baru akan dilaksanakan apabila anggota mendapat masalah yang sangat penting, dan harus segera dipecahkan bersama solusinya.

Jenis Jenis Rapat Berdasarkan Namanya

Rapat kerja merupakan rapat yang dilakukan oleh seluruh anggota. Di mana dalam rapat ini akan dibahas semua rencana kerja dan targetan organisasi. Begitu pula dengan pembagian job desk kerja dalam periode waktu yang ditentukan. Namun, biasanya rapat ini hanya dilakukan satu kali dalam satu tahun. Semua pembagian tugas dalam rapat ini menjadi agenda besar yang harus terselesaikan dan akan diadakan rapat evaluasi kerja untuk membahas permasalahan yang ada, dalam waktu yang sifatnya insidental.

Rapat dinas biasanaya rapat yang diadakan apabila terdapat berbagai kepentingan pembicaraan mengenai urusan kantor sehari-hari dan menyangkut kedinasan. Rapat ini biasanya diadakan oleh intansi atau kantor.

Rapat Musyawarah kerja merupakan rapat untuk membiacarakan masalah yang sifatnya untuk mencapai kata sepakat pada anggota. Biasanya, rapat ini diadakan apabila ada anggota yang dalam perjalanan pelaksanaan tugas merasa tidak sepaham, dan terjadi protes kepada pimpinan. Kemudian diadakanlah musyawarah untuk mencapai kata sepakat.

Macam Macam Rapat Berdasarkan Keanggotaan

Rapat pimpinan merupakan rapat yang dihadiri oleh para petinggi organisasi. Biasanya dalam rapat ini, mereka akan membahas mengenai kepentingan yang berpengaruh pada kinerja organisasi. Selain itu, biasanya para petinggi ini juga membahas berbagai masalah yang tidak dapat diatasi oleh anggota lainnya, dan hanya berhubungan dengan mereka, untuk kelangsungan organisasi tersebut. Rapat ini juga membahas tanggung jawab tiap pimpiman departemen atau divisi serta manajemen yang mereka lakukan untuk kelangsungan organisasi.

Rapat Divisi merupakan rapat yang hanya dihadiri oleh anggota tiap divisi saja untuk membicarakan masalah pembagian kerja atau masalah yang mereka hadapi.

Rapat Umum adalah rapat yang dihadiri oleh anggota organisasi. Di mana, biasnya rapat ini diadakan untuk menginformasikan kebijakan perusahaan yang akan berpengaruh terhadap pembagian kerja anggota.

D. kriteria rapat :

a. membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan \, instansi pemerintah, dll yang harus dirundingkan/didiskusikan secara musyawarah.

b. pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif

c. setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang disembunyikan serta prasangka)

d. adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.

E syarat-syarat rapat yang baik 

1. persipan rapat

a. penentuan tujuan rapat dan acara rapat

b. penentuan waktu, tanggal, hari, tahun

c. penentuan tempat

d. akomodasi

e. konsumsi

f. media/peralatan

2. pelaksanaan rapat

a. suasana rapat berlangsung tebuka

b. para peserta rapat berperan aktif

c. adanya kendali dari ketua rapat

d. hindarka debat kusir

e. bahasa harus komunikatif

f. hindarkan monopoli ketika bicara

g. terdapat keputusan dan kesimpulan rapat

h. adanya notulen

i. acara rapat

j. media rapat

k. waktu

Cara Dan Etika Menerima Telepon Dan Menelepon Yang Baik

Cara Menerima Telepon Dan Menelepon Yang Baik

1. Pengertian Etika Bertelepon

Etika bertelepon adalah tata krama, sopan-santun,tata pergaulan dalam bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.

2. Hal-hal penting etika bertelepon adalah:

a)      Jangan biarkan telepon  berdering 2-3 kali segeralah angkat.

b)      Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun).

c)      Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi perasaan penelpon.

d)      Berikan respon secara tepat dan lugas.

e)      Berbicara seperlunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat dan bersahabat.

f)       Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.

3. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon:

a)      Segeralah angkat jika telepon berdering.

b)      Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.

c)      Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.

d)      Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.

e)      Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon.

4. Langkah-langkah dan teknik menelepon:

a)      Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi

b)      Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju sudah menggangkat, ucapkanlah salam.  Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju benar.

c)      Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk berbicara dengan orang yang dituju.

d)      Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.

5. Cara menggunakan telepon yang baik:

a)      Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan, tempelkan telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat dengan mulut.

b)      Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus.

c)      Ucapkan salam.

d)      Tanyakan identitas penelepon.

e)      Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan berlangsung.

f)       Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon.

g)      Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan.

h)      Akhiri pembicaraan dengan salam.

i)        Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.

6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan telepon:

a)      Suara terlalu keras.

b)      Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.

c)      Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.

d)      Berbicara dengan nada kasar atau membentak.

e)      Berbicara dengan nada memerintah.

f)       Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.

g)      Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

Etika Menelpon Dan Menerima Telepon

Sebenarnya pekerjaan menelpon atau menerima telpon itu adalah pekerjaan yang terlihat sangat mudah dan sepertinya sangat memperlihtkan keakraban apa lagi yang ditelpon atau yang menelpon adalah orang yang sudah dikenal, maka dalam hal ini kadang etika menerima telpon dan menelpon itu sering diabaikan. Meskipun demikian ada kalanya kita memperhatikan etika menelpon atau menerima telpon jika kita diposisikan pada keadaan yang menuntut profesionalisme dalam melakukannya.

Menurut pendapat saya ada beberapa hal yang perlu diperhatikan pada saat melakukan panggilan atau menerima panggilan telpon, beberapa hal ini yang saya tuliskan adalah berdasarkan pengalaman saya dan dan beberpa yang sering saya dengar dari beberapa orang yang sering menerima dan melakukan panggilan telepon. Secara umum perhatikan saat menelpon, bila kita menghormati pihak lain, berlaku santun dan hangat maka akan dapat memberikan kesan yang baik kepada pihak lain. Kalau hendak menelpon, pilihlah waktu yang tepat. Bila bukan dalam keadaan darurat, biasanya dilakukan setelah jam 8 pagi (pada hari libur setelah jam 9 pagi), malam hari hendaknya sebelum jam 9 malam, agar tidak mengganggu orang lain beristirahat.

Bila ada kebiasaan tidur siang, hendaknya tidak dilakukan pada tengah hari. Waktu berbicara sebaiknya antara 3-5 menit, sebisa mungkin tingkatkan efisiensi pembicaraan untuk mengurangi waktu yang tersita. Adapun beberapa yang harus diperhatikan sebelum melakukan panggilan jika kamu tidak tahu dengan siapa nantinya kamu berbicara adalah sebagai berikut:

a)      Pastikan nomor telpon tujuan anda sudah benar supaya tidak terjadi salah sambung.

b)      Setelah telepon terhubung, maka tunggu sampai berbunyi nada sambung selama 3-4 kali, jika tidak ada yang mengangkat maka segera tutup telpon berarti disana tidak ada orang dan silahkan ulangi lagi setelah 5-10 menit lagi.

c)      Jika sudah ada yang mengangkat telpon, biarkan penerima telpon berbicara terlebih dahulu, biasanya jika perusahaan yang memakai operator profesional maka akan menjawab dengan menyapa, menyebutkan nama perusahaan dan siapa yang berbicara.

d)      Berbicara dengan suara secukupnya artinya tidak terlalu keras dan tidak terlalu kecil, karna jika terlau keras bisa menggangu orang disekitar anda jika terlalu kecil mungkin penerima susah mendengar suara anda.

e)      Setelah itu baru giliran anda berbicara dan tanyakan apa dan siapa yanganda cari dengan jelas dan singkat mulai dari nama orangnya dan jabatan atau departemennya dan sebutkan juga nama anda dan dari mana.

f)       Jika yang anda cari orangnya ada, maka mungkin akan segera disambungkan dan disuruh menunggu beberapa saat, jika orang yang anda cari tidak ada maka mungkin anda akan ditanya apakah ada pesan untuk yang dicari.

g)      Ingat juga waktu bicara jangan sampai lebih dari 5 menit, karna ada beberapa perusahaan yang menerapkan sistem mati secara otomatis jika sudah menelpon lebih dari 5 menit.

h)      Jika sudah mau mengakhiri percakapan jangan lupa bilang terimakasih dan anda harus menutup telpon karna anda yang menelpon.

      Adapun beberapa yang harus diperhatikan sebelum meneriman panggilan telpon jika kamu tidak tahu dengan siapa nantinya kamu berbicara adalah sebagai berikut:

a)      Jangan biarkan telepon berdering terlalu lama karna mungkin ada juga orang yang tidak tahu etika menelpon seperti yang saya jelaskan diatas, telpon itu berdering maksimal sampai 3-4 kali.

b)      Pastikan anda berbicara dengan nada yang bersahabat, tidak terlalu keras dan tidak juga terlalu kecil, jika yang menelpon sudah bicara mau apa dan mencari siapa dan dimana, mungkin kamu bisa menyakan siapa yang menelpon dan dari mana.

c)      Pastikan anda memberi informasi yang benar atas apa yang penelpon inginkan, jika yang dicari ada maka langsung sambungkan, jika tidak ada mungkin anda bisa menyuruh menelpon beberapa saat lagi dan minta tinggalkan pesan.

d)      Jangan pernah menutup telpon kalau penelpon belum menutup telponnya terlebih dahulu, mungkin dibelakang penelpon ingin berbicara lagi karna sebelumnya kelupaan.

e)      Biasakan bilang terimakasih dan menyapa penlepon sebelum menutup percakapan.

3 Merk Smartphone

BlackBerry - Curve 9360 Apollo

Jaringan 2G                 GSM 850 / 900 / 1800 / 1900

Jaringan 3G                HSDPA 850 / 1900 / 2100

Diperkenalkan             Agustus 2011

Harga Baru                Rp.2,300,000,-

Harga Bekas                            Rp.1,600,000,-

Harga per                   04-Des-2013

Harga Perdana            Rp. 3,600,000,-

Model                Tipe                Candybar
			Dimensi	109 x 60 x 11 mm
			Berat	99 g
			Layar	TFT
			Jenis layar	480 x 360 pixels, 2.44 inches
			Warna Hp	Black
			Lain-lain	- QWERTY keyboard - Touch-sensitive optical trackpad

	Ringtone		Tipe	Polyphonic(64), MP3 ringtones
			Getar	Yes
				Loudspeaker, 3.5mm jack

	Memory		Internal	512 MB storage
			Slot	microSD, up to 32GB
			Lain-lain	512 MB RAM

	Fitur		O.S.	BlackBerry OS 7.0
			CPU	800MHz processor
			Message	SMS(threaded view), MMS, Email, Push Email, IM
			Browser	HTML
			Game	Yes + downloadable
			Kamera belakang	5 MP, 2592х1944 pixels, LED flash, Geo-tagging, Video VGA
			GPS	Yes, with A-GPS support
			Fitur lain	- NFC support - MP3/eAAC+/WMA/WAV player - MP4/H.263/H.264/WMV player - Organizer - Document viewer - Voice memo/dial - Predictive text input

	Baterai		Tipe	Standard battery, Li-Ion 1000 mAh
			Siaga	-
			Bicara/Aktif	-

Samsung - Galaxy Grand 2 SM-G7102

	Jaringan 3G	:	HSDPA
	Jenis kartu	:	Optional Dual SIM (dual stand-by)
	Diperkenalkan	:	Nov 2013
	Harga Baru	:	Rp 3.350.000
	Harga Bekas	:	Rp 2.850.000

	Model		Tipe	Candybar
			Dimensi	146.8 x 75.3 x 8.9 mm
			Berat	163 g
			Layar	720 x 1280 pixels, 5.25 inches (~280 ppi pixel density)
			Jenis layar	TFT capacitive touchscreen, 16M colors
			Warna Hp	Black, White, Pink
			Lain-lain	- Sensors : Accelerometer, gyro, proximity, compass - Multitouch

 

	Ringtone		Tipe	MP3, WAV ringtones
			Getar	Yes
				Loudspeaker
				3.5mm jack

 

	Memory		Internal	8 GB
			Slot	microSD, up to 64 GB
			Lain-lain	1.5 GB RAM

 

	Koneksi		GPRS	Yes
			EDGE	Yes
			Kecepatan	Up to 7.2 mbps uplink; Up to 5.76 mbps downlink
			Wifi	Wi-Fi 802.11 a/b/g/n, dual-band, Wi-Fi hotspot, DLNA
			Bluetooth	Yes, v4.0 with A2DP, LE, EDR
			USB	Yes, microUSB v2.0

	Fitur		O.S.	Android OS, v4.3 (Jelly Bean)
			CPU	Quad-core 1.2 GHz
			Sensor	Accelerometer, gyro, proximity, compass
			Message	SMS(threaded view), MMS, Email, Push Mail, IM, RSS
			Browser	HTML5
			Game	Yes, Download
			Kamera belakang	8 MP, 3264x2448 pixels, autofocus, LED flash, Geo-tagging, touch focus, face and smile detection, image stabilization, Video 1080p@30fps, stereo sound rec.
			Kamera depan	Yes, 1.9 MP
			Radio	FM radio
			GPS	Yes, with A-GPS, support and GLONASS
			Java	Yes, via Java MIDP emulator
			Fitur lain	- Active noise cancellation with dedicated mic - SNS integration - MP4/WMV/H.264/H.263 player - MP3/WAV/eAAC+/AC3/FLAC player - Organizer - Image/video editor - Document viewer - Google Search, Maps, Gmail, YouTube, Calendar, Google Talk, Picasa - Voice memo/dial/commands - Predictive text input

	Baterai		Tipe	Li-Ion 2600 mAh battery
			Siaga	-
			Bicara/Aktif	17 jam

    

Nokia - Lumia 525

	Jaringan 3G	:	HSDPA 900 / 2100
	Jenis kartu	:	Micro-SIM
	Diperkenalkan	:	Nov 2013
	Harga Baru	:	1.650.000
	Harga Bekas	:	1.250.000

 

			Dimensi	119.9 x 64 x 9.9 mm
			Berat	124 g
			Layar	480 x 800 pixels, 4.0 inches (~233 ppi pixel density)
			Jenis layar	IPS LCD capacitive touchscreen, 16M colors
			Warna Hp	Black, White, Yellow, Red
			Lain-lain	- Sensors : Accelerometer, proximity - Multitouch - Scratch-resistant glass

 

	Ringtone		Tipe	MP3, WAV ringtones
			Getar	Yes
				Loudspeaker
				3.5mm jack

 

	Memory		Internal	8 GB
			Slot	microSD, up to 64 GB
			Lain-lain	1 GB RAM

 

	Koneksi		GPRS	Class B
			EDGE	Up to 236.8 kbps
			Kecepatan	HSDPA, 21.1 Mbps; HSUPA, 5.76 Mbps
			Wifi	Wi-Fi 802.11 b/g/n, Wi-Fi hotspot
			Bluetooth	Yes, v4.0 with A2DP, LE
			USB	Yes, microUSB v2.0

	Fitur		O.S.	Microsoft Windows Phone 8 Black
			CPU	Qualcomm Snapdragon S4, Dual-core 1 GHz
			Sesnor	Accelerometer, proximity
			Message		SMS (threaded view), MMS, Email, Push Email, IM
			Browser		HTML5
			Game		Yes, Download
			Kamera belakang		5 MP, 2592х1936 pixels, autofocus, 1/4 inch sensor size, geo-tagging, Video 720p@30fps
			Kamera depan		No
			Radio		FM Radio
			GPS		Yes, with A-GPS support and GLONASS
			Java		No
			Fitur lain		- SNS integration - Active noise cancellation with dedicated mic - MP3/WAV/eAAC+/WMA player - MP4/H.264/H.263/WMV player - 7GB free SkyDrive storage - Document viewer - Video/photo editor - Voice memo/dial/commands - Predictive text input

  

	Baterai		Tipe	Li-Ion 1430 mAh battery (BL-5J)
			Siaga	336 jam (2G) / 336 jam (3G)
			Bicara/Aktif	17 jam (2G) / 10 jam 40 min (3G)
			Music play	48 h