Cara Dan Etika Menerima Telepon Dan Menelepon Yang Baik

Cara Menerima Telepon Dan Menelepon Yang Baik

1. Pengertian Etika Bertelepon

Etika bertelepon adalah tata krama, sopan-santun,tata pergaulan dalam bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.

2. Hal-hal penting etika bertelepon adalah:

a)      Jangan biarkan telepon  berdering 2-3 kali segeralah angkat.

b)      Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun).

c)      Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi perasaan penelpon.

d)      Berikan respon secara tepat dan lugas.

e)      Berbicara seperlunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat dan bersahabat.

f)       Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.

3. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon:

a)      Segeralah angkat jika telepon berdering.

b)      Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.

c)      Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.

d)      Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.

e)      Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon.

4. Langkah-langkah dan teknik menelepon:

a)      Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi

b)      Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju sudah menggangkat, ucapkanlah salam.  Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju benar.

c)      Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk berbicara dengan orang yang dituju.

d)      Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.

5. Cara menggunakan telepon yang baik:

a)      Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan, tempelkan telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat dengan mulut.

b)      Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus.

c)      Ucapkan salam.

d)      Tanyakan identitas penelepon.

e)      Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan berlangsung.

f)       Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon.

g)      Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan.

h)      Akhiri pembicaraan dengan salam.

i)        Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.

6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan telepon:

a)      Suara terlalu keras.

b)      Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.

c)      Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.

d)      Berbicara dengan nada kasar atau membentak.

e)      Berbicara dengan nada memerintah.

f)       Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.

g)      Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

Etika Menelpon Dan Menerima Telepon

Sebenarnya pekerjaan menelpon atau menerima telpon itu adalah pekerjaan yang terlihat sangat mudah dan sepertinya sangat memperlihtkan keakraban apa lagi yang ditelpon atau yang menelpon adalah orang yang sudah dikenal, maka dalam hal ini kadang etika menerima telpon dan menelpon itu sering diabaikan. Meskipun demikian ada kalanya kita memperhatikan etika menelpon atau menerima telpon jika kita diposisikan pada keadaan yang menuntut profesionalisme dalam melakukannya.

Menurut pendapat saya ada beberapa hal yang perlu diperhatikan pada saat melakukan panggilan atau menerima panggilan telpon, beberapa hal ini yang saya tuliskan adalah berdasarkan pengalaman saya dan dan beberpa yang sering saya dengar dari beberapa orang yang sering menerima dan melakukan panggilan telepon. Secara umum perhatikan saat menelpon, bila kita menghormati pihak lain, berlaku santun dan hangat maka akan dapat memberikan kesan yang baik kepada pihak lain. Kalau hendak menelpon, pilihlah waktu yang tepat. Bila bukan dalam keadaan darurat, biasanya dilakukan setelah jam 8 pagi (pada hari libur setelah jam 9 pagi), malam hari hendaknya sebelum jam 9 malam, agar tidak mengganggu orang lain beristirahat.

Bila ada kebiasaan tidur siang, hendaknya tidak dilakukan pada tengah hari. Waktu berbicara sebaiknya antara 3-5 menit, sebisa mungkin tingkatkan efisiensi pembicaraan untuk mengurangi waktu yang tersita. Adapun beberapa yang harus diperhatikan sebelum melakukan panggilan jika kamu tidak tahu dengan siapa nantinya kamu berbicara adalah sebagai berikut:

a)      Pastikan nomor telpon tujuan anda sudah benar supaya tidak terjadi salah sambung.

b)      Setelah telepon terhubung, maka tunggu sampai berbunyi nada sambung selama 3-4 kali, jika tidak ada yang mengangkat maka segera tutup telpon berarti disana tidak ada orang dan silahkan ulangi lagi setelah 5-10 menit lagi.

c)      Jika sudah ada yang mengangkat telpon, biarkan penerima telpon berbicara terlebih dahulu, biasanya jika perusahaan yang memakai operator profesional maka akan menjawab dengan menyapa, menyebutkan nama perusahaan dan siapa yang berbicara.

d)      Berbicara dengan suara secukupnya artinya tidak terlalu keras dan tidak terlalu kecil, karna jika terlau keras bisa menggangu orang disekitar anda jika terlalu kecil mungkin penerima susah mendengar suara anda.

e)      Setelah itu baru giliran anda berbicara dan tanyakan apa dan siapa yanganda cari dengan jelas dan singkat mulai dari nama orangnya dan jabatan atau departemennya dan sebutkan juga nama anda dan dari mana.

f)       Jika yang anda cari orangnya ada, maka mungkin akan segera disambungkan dan disuruh menunggu beberapa saat, jika orang yang anda cari tidak ada maka mungkin anda akan ditanya apakah ada pesan untuk yang dicari.

g)      Ingat juga waktu bicara jangan sampai lebih dari 5 menit, karna ada beberapa perusahaan yang menerapkan sistem mati secara otomatis jika sudah menelpon lebih dari 5 menit.

h)      Jika sudah mau mengakhiri percakapan jangan lupa bilang terimakasih dan anda harus menutup telpon karna anda yang menelpon.

      Adapun beberapa yang harus diperhatikan sebelum meneriman panggilan telpon jika kamu tidak tahu dengan siapa nantinya kamu berbicara adalah sebagai berikut:

a)      Jangan biarkan telepon berdering terlalu lama karna mungkin ada juga orang yang tidak tahu etika menelpon seperti yang saya jelaskan diatas, telpon itu berdering maksimal sampai 3-4 kali.

b)      Pastikan anda berbicara dengan nada yang bersahabat, tidak terlalu keras dan tidak juga terlalu kecil, jika yang menelpon sudah bicara mau apa dan mencari siapa dan dimana, mungkin kamu bisa menyakan siapa yang menelpon dan dari mana.

c)      Pastikan anda memberi informasi yang benar atas apa yang penelpon inginkan, jika yang dicari ada maka langsung sambungkan, jika tidak ada mungkin anda bisa menyuruh menelpon beberapa saat lagi dan minta tinggalkan pesan.

d)      Jangan pernah menutup telpon kalau penelpon belum menutup telponnya terlebih dahulu, mungkin dibelakang penelpon ingin berbicara lagi karna sebelumnya kelupaan.

e)      Biasakan bilang terimakasih dan menyapa penlepon sebelum menutup percakapan.